Als ondernemer maak je regelmatig kosten voor je bedrijf. Denk aan software, een zakelijke telefoon of reiskosten. Veel van deze uitgaven zijn aftrekbaar, waardoor je belastbare winst lager wordt. Maar welke kosten mag je precies aftrekken? En wanneer ziet de Belastingdienst een uitgave als zakelijk?
Wat zijn aftrekbare kosten?
Aftrekbare kosten zijn zakelijke uitgaven die je mag verrekenen met je omzet. Hierdoor daalt je winst en betaal je meestal minder inkomstenbelasting.
Om kosten af te trekken moeten ze een zakelijk karakter hebben en verband houden met je onderneming.
Wanneer zijn kosten aftrekbaar?
In het algemeen geldt dat kosten aftrekbaar zijn wanneer:
De kosten zijn gemaakt voor je onderneming.
De kosten voldoende onderbouwd kunnen worden.
Je een factuur of betaalbewijs kunt bewaren.
Het is daarom belangrijk om je administratie goed bij te houden.
Veelvoorkomende aftrekbare kosten
Veel ondernemers trekken onder andere de volgende kosten af:
Kantoor- en administratiekosten
Boekhoudsoftware
Kantoorartikelen
Drukwerk
Zakelijke abonnementen
Telefoon en internet
Gebruik je telefoon of internet voor je onderneming? Dan kun je het zakelijke deel vaak als kosten opvoeren.
Vervoer en reizen
Openbaar vervoer voor zakelijke afspraken
Parkeerkosten
Zakelijke kilometers
Hotel- en verblijfskosten voor zakelijke doeleinden
Opleidingen en cursussen
Opleidingen die bijdragen aan je onderneming zijn vaak aftrekbaar.
Marketing en reclame
Websitekosten
Online advertenties
Visitekaartjes
Huisstijl en ontwerp
Welke kosten zijn beperkt aftrekbaar?
Sommige kosten zijn slechts gedeeltelijk aftrekbaar.
Voorbeelden zijn:
Zakelijke lunches
Dinerafspraken
Representatiekosten
Relatiegeschenken
Voor deze kosten gelden specifieke fiscale regels.
Welke kosten zijn niet aftrekbaar?
Niet alle uitgaven zijn aftrekbaar.
Voorbeelden zijn:
Privé-uitgaven
Boetes
Verkeersboetes
Kosten zonder zakelijk karakter
Wanneer een uitgave zowel privé als zakelijk wordt gebruikt, kan soms alleen het zakelijke deel worden meegenomen.
Voor de inkomstenbelasting en btw gelden niet altijd dezelfde regels. Dat een kostenpost aftrekbaar is voor de inkomstenbelasting betekent niet automatisch dat je de btw ook kunt terugvragen.
Waarom is een goede administratie belangrijk?
Een overzichtelijke administratie helpt om aftrekbare kosten correct te verwerken.
Door facturen en bonnetjes te bewaren kun je aantonen welke kosten voor je onderneming zijn gemaakt. Dit voorkomt problemen wanneer de Belastingdienst om aanvullende informatie vraagt.
Veelgestelde vragen
Moet ik bonnetjes bewaren?
Ja. Het is belangrijk om bonnetjes, facturen en andere betaalbewijzen te bewaren als onderdeel van je administratie.
Mag ik kosten aftrekken als ik nog geen omzet heb?
In sommige gevallen kunnen kosten die je maakt voor de start van je onderneming aftrekbaar zijn.
Zijn thuiswerkkosten aftrekbaar?
Dat hangt af van je situatie. Hiervoor gelden specifieke voorwaarden.
Mag ik een zakelijke lunch aftrekken?
Ja, maar voor dit soort kosten gelden vaak aanvullende fiscale regels.
Goed om te weten
Voor specifieke situaties kunnen aanvullende regels of uitzonderingen gelden.
Hulp nodig?
Twijfel je welke kosten je mag aftrekken of wil je zeker weten dat je administratie correct wordt verwerkt? Neem gerust contact op. We denken graag met je mee.
