Als ondernemer ben je verplicht om facturen op de juiste manier op te stellen. Een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet, kan problemen opleveren voor zowel jou als je klant. Maar wat moet er precies op een factuur staan? In dit artikel zetten we de belangrijkste vereisten overzichtelijk voor je op een rij.
Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?
In de meeste gevallen ben je verplicht een factuur uit te reiken wanneer je goederen of diensten levert aan een andere ondernemer.
Ook particulieren kunnen soms om een factuur vragen. Daarnaast gelden er voor bepaalde werkzaamheden aanvullende factuurverplichtingen.
Welke gegevens zijn verplicht?
Op een factuur moeten in ieder geval de volgende gegevens staan:
Je bedrijfsnaam en adresgegevens
De naam en adresgegevens van je klant
Je btw-identificatienummer
Je KvK-nummer
De factuurdatum
Een uniek factuurnummer
Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
Het bedrag exclusief btw
Het toegepaste btw-tarief
Het btw-bedrag
Het totaalbedrag inclusief btw
Met deze gegevens voldoet een factuur meestal aan de wettelijke eisen.
Factuurnummering
Elke factuur moet een uniek nummer hebben.
Je mag zelf bepalen hoe je factureert, zolang de nummering logisch en opeenvolgend is. Veel ondernemers kiezen bijvoorbeeld voor:
2026-001
2026-002
2026-003
Zo blijft je administratie overzichtelijk.
Wanneer moet je een factuur versturen?
In de meeste gevallen moet een factuur uiterlijk worden verstuurd vóór de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin de dienst of levering heeft plaatsgevonden.
Veel ondernemers sturen hun facturen direct na afronding van een opdracht. Dat zorgt voor een overzichtelijke administratie en voorkomt vertraging in betalingen.
Veelgemaakte fouten
Bij het opstellen van facturen worden regelmatig fouten gemaakt, zoals:
Geen factuurnummer gebruiken
Een factuurdatum vergeten
Verkeerde btw-tarieven toepassen
Onvolledige klantgegevens vermelden
Facturen niet bewaren in de administratie
Controleer daarom altijd of alle verplichte gegevens aanwezig zijn voordat je een factuur verstuurt.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn KvK-nummer vermelden op een factuur?
Ja, je KvK-nummer hoort op je factuur te staan.
Moet ik altijd btw rekenen?
Nee. In sommige situaties geldt een vrijstelling of neem je deel aan de Kleineondernemersregeling (KOR).
Mag ik een factuur digitaal versturen?
Ja. Een factuur mag digitaal worden verstuurd, bijvoorbeeld als PDF per e-mail.
Moet ik facturen bewaren?
Ja. Facturen maken onderdeel uit van je administratie en moeten volgens de wettelijke bewaarplicht worden bewaard.
Goed om te weten
Voor specifieke situaties kunnen aanvullende regels of uitzonderingen gelden.
Hulp nodig?
Twijfel je of jouw facturen aan alle eisen voldoen? Neem gerust contact op. We denken graag met je mee.
